Aby przystosować warszawski obiekt na potrzeby wydarzenia, które 18 kwietnia przyjmie blisko 53 tys. fanów żużla, na terenie obiektu niemal setka osób będzie pracowała przez tydzień.
[ad=rectangle]
Prace przygotowawcze rozpoczną się 10 kwietnia, to wtedy jako pierwsze, na płycie stadionu, zostaną zamontowane boksy, w których zawodnicy będą przechowywać swój sprzęt. Imprezę na Stadionie Narodowym wyróżnia to, że w odróżnieniu od innych obiektów na których rozgrywane są zawody, park maszyn będzie doskonale widoczny z każdej części trybun, ponieważ zostanie umieszczony właśnie na płycie - tuż za bandą na przeciwległej prostej. Następnego dnia rozpocznie się aranżacja pomieszczeń stadionu na potrzeby wydarzenia. Wśród nich znajdzie się między innymi specjalne pomieszczenie do kontroli antydopingowej oraz myjnia ciśnieniowa dla motocykli. Powstanie też paddock, stanowiący zaplecze dla pojazdów zawodników (busy) i ich teamów biorących udział w zawodach. Na terenie paddocku powstanie również punkt wydawania nowych i składowania zużytych opon. Co warte podkreślenia, na poziomie rywalizacji w mistrzostwach świata, żużlowiec w każdym wyścigu korzysta z nowej strony tylnej opony. Przednia opona nie jest zaś wymieniana ani razu. Na Stadionie Narodowym zbudowane zostaną cztery specjalne platformy dla fotoreporterów oraz dwie platformy, z których zawodnicy będą mogli obserwować przebieg wydarzenia. Wybudowana zostanie także wieżyczka dla sędziego.
13 kwietnia rozpocznie się budowa kluczowego elementu wyposażenia, czyli toru na którym będą ścigać się czołowi zawodnicy świata. Do jego powstania zostanie wykorzystane 3.700 ton specjalnego materiału, czyli równowartość wagi ponad 46 tysięcy motocykli żużlowych. Materiał składowany na terenie warszawskich hal FSO, zostanie przetransportowany na Stadion Narodowy ok. 150 ciężarówkami. Tor o długości 271 metrów i 93 centymetrów układany będzie do 16 kwietnia. Jego szerokość na prostych to 10 metrów, a na łukach 14 metrów. Resztę przestrzeni, nieużywanej przez zawodników pokrywać będzie 6000 metrów kw. sztucznej trawy. Po zakończonym turnieju tor zostanie rozebrany, a nawierzchnia trafi ponownie do hal na Żeraniu, aby czekać na sezon 2016. Za sprawny przebieg procedury układania toru, od strony technicznej, odpowiadać będzie Speed Sport, firma Ole Olsena, trzykrotnego indywidualnego mistrza świata na żużlu. Oprócz ułożenia toru, dostarczy ona między innymi taśmę oraz maszynę startową, a także chorągiewki wykorzystywane przez kierownika startu. Z kolei nad stroną formalną zawodów czuwać będzie jury powołane przez Międzynarodową Federację Motocyklową (FIM).
- Jesteśmy przekonani, że nasze zawody będą niezwykłym wydarzeniem, nie tylko z uwagi na atmosferę miejsca, ale również olbrzymią i imponującą skalę logistyczną przedsięwzięcia - powiedział Michał Sikora, wiceprezes Polskiego Związku Motorowego. - Stadion Narodowy to jeden z najnowocześniejszych obiektów wielofunkcyjnych w Europie. Jednorazowo jest w stanie pomieścić ponad 53 tysiące fanów żużla, a jego możliwości techniczne pozwoliły nam na stworzenie profesjonalnego toru i infrastruktury dla najbardziej wymagających zawodników światowej klasy. Nasza impreza jest doskonałą okazją do przybliżenia tego sportu warszawiakom i zapewnienia rozrywki na najwyższym poziomie wszystkim fanom żużla.
Aby zaspokoić apetyty tysięcy uczestników wydarzenia, organizatorzy przewidzieli catering składający się łącznie z 10 ton przekąsek oraz ok. 4000 litrów napojów dystrybuowanych w strefach VIP oraz specjalnych stanowiskach, rozmieszczonych na terenie całego obiektu. Nad sprawnym przebiegiem wydarzenia i bezpieczeństwem kibiców czuwać będzie 500 stewardów, 200 osób ze służby porządkowej, 70 ochroniarzy, 130 wolontariuszy oraz około 50 ochotników z obsługi medycznej, w sumie niemal 1000 osób.
Po zakończonych zawodach, po godzinie 22.00, organizatorzy zaproszą wszystkich chętnych na pokaz fajerwerków, przeprowadzony ze specjalnie w tym celu przystosowanej barki pływającej po Wiśle. Najpiękniejszy widok na iluminację świetlną organizatorzy zapowiadają z mostu Poniatowskiego.